نظارت بر عملکرد کارمندان می تواند یکی از وظایف اصلی مدیر منابع انسانی هر شرکتی باشد، ولی فقدان آگاهی از چگونگی انجام این کار نیز می تواند به تضعیف جایگاه این مدیر و بر پایی محکمه از طرف کارمندان منجر شود.
نصب تجهیزات دوربین مدار بسته در داخل ساختمان یا محوطه بیرونی آن، نصب ردیاب بر روی خودروهای شرکت برای تشخیص سوء استفاده و انجام کارهای شخصی، نظارت یا محدود سازی دسترسی به اینترنت از داخل شرکت، و بررسی ایمیل ها و تماس های تلفنی، از جمله موارد نظارتی یا مانیتورینگ رفتار کارمندان هستند. حتی مشاهده کارمندان به وسیله دوربین های امنیتی که در اصل برای حفظ امنیت محیط کار نصب شده اند نیز نوعی از نظارت را با خود می آورد که شاید کارفرما در وهله اول متوجه آن نباشد.
اما بخش هایی از مقوله نظارت بر کارمندان، مشخصا معطوف به بهبود عملکرد و نظم است. به عنوان مثال یک کارمند ممکن است از ایمیل شرکت برای کارهای شخصی یا تهدید و ارعاب سایر همکارانش سوء استفاده کند یا از خط پر سرعت اینترنت سازمان برای مقاصد شخصی بهره بگیرد. بنابراین با در نظر داشتن چنین سناریوهایی، کارفرمایان نیازمند نظارت بر کارمندان خود هستند.
اما قبل از راه اندازی سیستم های نظارتی بایستی نحوه اجرای و عواقب غیر منتظره آن برای کسب و کار مورد نظر، واکاوی شود. زیرا این طور عواقب می توانند هزینه های اضافه ای را تحمیل کنند. نه فقط هزینه های مالی بلکه هزینه از شهرت و خوشنامی.
چیزهای مشخصی باید سر جای خود قرار بگیرند تا نظارت موثر، ممکن شود. تعریف یک سیاست نظارتی سالم، اولین گام برای شروع است. مثلا اگر کارمندان مجاز باشند از لپ تاپ های شرکت برای کارهای شخصی هم استفاده کنند و با چنین مجوزی مثلاً به سایت های هرزه نگاری سر بزنند، آیا سیاست شرکت نقض نشده؟ آیا سیاست آنقدر شفاف هست که چنین مواردی را در بخش نقض قوانین ذکر کرده باشد؟ آیا کارمندان به طور دقیق متوجه محدودیت ها شده اند؟
بخش دیگر معادله، شفاف بودن در نحوه نظارت است. آیا هم کارفرما و هم کارمندان درباره نحوه اجرا، درک یکسانی دارند؟ اگر می خواهید کارمندان خود را زیر نظر بگیرید، باید ابتدا از وجود این شفافیت اطمینان حاصل کنید. نباید خیلی شدید افراد را زیر نظر گرفت، نباید هم مخفیانه این کار را کرد، دلایل هر کاری باید واضح و محکم باشند. کارفرما باید قادر به توضیح دادن موارد زیر برای کارمندان خود باشد:
- چرا می خواهد بر آنها نظارت کند؟
- فرآیند نظارت چگونه است؟
- دستگاه ها و سیستم های نظارتی چه هستند؟
- چه زمان هایی به نظارت می پردازد؟
- چه کسی مسئول نظارت بر کارمندان خواهد بود؟
- چه کسی به داده های جمع آوری شده از نظارت دسترسی خواهد داشت؟
- داده ها چطور نگهداری، مدیریت و در نهایت از بین برده خواهند شد؟
بسیاری حیاتی است که 4 مورد آخر نادیده گرفته نشود. در محیط امروزی که تحت تاثیر فناوری اطلاعات است، نقش تولید و پشتیبانی از نرم افزارهای نظارتی نیز بر عهده این صنعت و متخصصین آن قرار می گیرد. بنابراین شاید راهی جز استفاده از آن برای نظارت نباشد ولی آیا چشم بسته سپردن داده های حساس به متخصصین آی تی هم معقول است؟
هر نوع داده نهایی مربوط به افراد، بسیار حساس است و از این رو کارمندان این حق را دارند که با نحوه نگهداری و خطراتی را که در زمینه لو رفتن چنین داده هایی وجود دارد، آشنا شوند. به عنوان مثال در انگلستان بر اساس قانون حفاظت از داده ها که به سال 1998 تصویب شده، همه موارد مهم از جمله اینکه چه کسانی به داده ها دسترسی دارند، چه زمانی دسترسی مجاز است و چه زمان داده ها باید پاک شوند، به طور مشخص مورد تصریح قرار گرفته.
بنابراین، کارمندان انگلیسی این حق را دارند که هر زمانی احساس کردند نگهداری داده ها مناسب و یا منطبق بر قانون و نظارت صحیح نیست، تقاضای دسترسی به داده های ضبط شده یا نابودی آنها را کنند، به عبارتی قانون انگلستان، کارمندان را صاحبان داده ها می داند و نه کارفرمایان را!
اطلاعات مربوط به مرورگرها و ایمیل ها هم از موارد مشخصی هستند که در نظارت بر محیط های کاری می توانند منبع تولید داده های حساس باشند. بهتر است که این طور داده ها، به طور مستقیم در اختیار مدیر منابع انسانی قرار بگیرند و نه اینکه توسط متخصصین آی تی کنترل شوند. در این حوزه باید برای کارمندان به خوبی مشخص شود که چه استفاده هایی از اینترنت جزو موارد ممنوعه هستند تا در ادامه با استناد بر این موارد، بتوان مشی مشخصی را در پیش گرفت.
پس در کل یکی از مهمترین مواردی که می تواند به درک متقابل کارمند و کارفرما در مقوله نظارت بر محیط کار و عدم سوء تفاهم بینجامد، شفافیت، نظرخواهی و باز بودن در مقابل ایرادات وارده در آغاز کار است.
